Uno de los principales problemas con los que nos encontramos a la hora de liderar equipos que no trabajan físicamente juntos es la comunicación.
Malos entendidos, palabras que se malinterpretan, tonos que se dan por hecho, falta de contacto diario… son algunas de las consecuencias de no estar codo con codo con las personas. Al final eso se traduce en entropía (energía malgastada) e ineficacia en los equipos.
Para mejorar la comunicación en las relaciones, es muy interesante tener en cuenta otras 3 “C”: la de Contacto, Contrato y Confianza.
Para tener una comunicación sana tendremos que trabajar el contacto con las personas, tener unos contratos claros y definidos – que eviten diferentes expectativas- y desarrollar relaciones basadas en la confianza.
Una buena base para empezar es trabajar el “contacto”. Al perder ese contacto físico diario, tenemos que buscar formas de crear ese contacto digital.
Puede ser muy útil hacer reuniones cortas (de 30 minutos), cada día o cada semana, dependiendo de las necesidades del equipo y de los proyectos, para revisar si hay algún problema o dificultad. Y hacer otro tipo de reuniones, algo más largas y con otra periodicidad -por ejemplo, mensuales-, para revisar y establecer objetivos, identificar logros conseguidos y escuchar necesidades de las personas.
Para no caer en las “reunionitis”, hazte algunas preguntas antes de nada:
- ¿ Para qué es la reunión ? Ten claro cuál es el propósito y el objetivo de la reunión y compártelo con los asistentes.
- ¿ Quién tiene que estar en esa reunión ? Ese “quién” dependerá del “para qué”. Si es una reunión creativa, necesitarás diferentes perfiles, si es una reunión informativa piensa quién necesita tener esa información.
- ¿ Cómo será la reunión ? Si es a través de una herramienta digital, ¿ con cámaras o sin cámaras ? ¿ Cómo vais a establecer los turnos de palabra ? Deja clara vuestro “contrato” de cómo vais a funcionar. Algo que es muy efectivo, es establecer roles. Algunos muy interesantes son el “time keeper” (la persona que está pendiente del tiempo), el “foco” (la persona que nos guía hacia el objetivo cuando nos dispersamos), el facilitador (la persona que da el turno de palabra y facilita las conversaciones). Desde mi experiencia, resulta muy enriquecedor para el equipo que los roles vayan cambiando. De esta manera, cada persona se responsabiliza de algo concreta en cada momento.
Por último, e igual de importante, crear formas de mantener el contacto presencial. Porque hay cosas, como la sensación de mirarnos a los ojos cara a cara, que todavía lo digital no nos permite sentir igual. Y en vuestro equipo, ¿qué hábitos y pautas de comunicación habéis puesto en marcha para trabajar en remoto? Te escucho y tomo nota.
